3 Aplikasi yang Gue Pakai Waktu Bisnis Gue Masih Kecil
Karena ternyata yang bikin capek bukan selalu kerjaannya. Kadang kerjaan receh yang diulang-ulang tiap hari yang diam-diam makan waktu lo.
Lo Abis Nonton Reel Gue? Nih Daftar Lengkapnya
Kalau lo baru selesai nonton reel gue soal aplikasi yang gue pakai waktu bisnis gue masih kecil, welcome. 👋
Di reel, gue cuma sempet nunjukin nama aplikasinya doang. Nggak sempet gue jelasin kenapa gue pilih itu, dan kapan lo sendiri harus mulai pakai yang mana.
Makanya di sini gue tulis lengkap — termasuk cerita soal 4 jam sehari yang dulu abis gue pakai buat hal-hal receh, dan gimana caranya gue balikin waktu itu tanpa harus bikin sistem sendiri.
Intinya: sebelum lo mikirin bikin sistem custom, cek dulu apakah masalah lo sebenarnya sudah ada yang jual solusinya — gratis pula.
Baca sampai habis, ada cheat sheet dan beberapa pertanyaan reflektif juga di bagian bawah.
3 Aplikasi yang Gue Pakai Waktu Bisnis Gue Masih Kecil
Karena ternyata yang bikin capek bukan selalu kerjaannya. Kadang kerjaan receh yang diulang-ulang tiap hari yang diam-diam makan waktu lo. 😂
Sebelum masuk ke aplikasinya...
Waktu bisnis gue masih kecil, gue pernah ada di fase di mana waktu gue habis bukan cuma buat kerjaan yang menghasilkan duit.
Tapi buat hal-hal kecil kayak:
"Invoice yang ini udah dikirim belum ya?"
"Customer ini udah bayar belum?"
"Ini kerjaan siapa yang handle?"
"File-nya mana?"
"Tadi gue ada kerjaan apa ya?"
Dan kalau dikumpulin... bisa lebih dari 4 jam sehari.
Empat jam. EMPAT. 😂
Coba bayangin kalau 4 jam itu gue pakai buat cari customer, follow up, ngobrol sama client, bikin konten, mikirin produk, atau bahkan tidur siang dikit.
Makanya waktu bisnis gue masih kecil, gue mulai pakai beberapa aplikasi buat ngerapihin bagian-bagian yang menurut gue nggak perlu gue kerjain manual terus-terusan.
Dan yang gue suka: gue nggak perlu bikin sistem sendiri. Gue tinggal pakai tools yang memang sudah ada.
1. Zoho Invoice
Kalau masalah lo: "Gue mulai capek ngurus invoice."
Ini kelihatannya kecil. Bikin invoice. Kirim. Customer bayar. Selesai.
Tapi kenyataannya bisa jadi:
bikin invoice → save PDF → WhatsApp customer → cari invoice lama → cek udah dibayar apa belum → kirim reminder.
Terus customer nanya: "Mas, invoice yang kemarin boleh kirim lagi?" 😂
Satu kejadian mungkin cuma beberapa menit. Tapi kalau kejadian berkali-kali, waktu lo yang habis.
Waktu bisnis gue masih kecil, gue lebih milih pakai tools yang memang sudah dibuat buat urusan invoice daripada bikin sistem invoice sendiri.
Zoho Invoice punya versi gratis selamanya untuk kebutuhan invoicing. Fitur gratisnya mencakup pembuatan dan pengiriman invoice, payment reminders, quote, recurring invoice, pencatatan expense, dan beberapa fitur lainnya.
Jadi kalau masalah lo cuma: "Gue pengen urusan invoice gue lebih rapi," coba ini dulu. Nggak perlu langsung panggil developer. 😂
2. ClickUp
Kalau masalah lo: "Kerjaan tim gue masih hidup di WhatsApp."
Misalnya: "Bro, tolong kerjain ini ya." Dikirim lewat WhatsApp. Besok: "Udah dikerjain belum?" "Hah? Yang mana?" "Yang gue kirim kemarin." "Oh iya, lupa." 😂
Atau: "Gue kira Budi yang ngerjain." "Lah, gue kira lo."
Nah. Kerjaan hilang di antara dua manusia yang sama-sama merasa orang lain yang ngerjain. 😂
Waktu bisnis gue masih kecil, gue pengen kerjaan itu kelihatan. Siapa yang ngerjain. Apa yang harus dikerjain. Kapan deadline-nya. Sudah selesai atau belum. Jadi otak gue nggak perlu jadi tempat penyimpanan semua kerjaan.
ClickUp punya Free Forever. Plan gratisnya mencakup unlimited tasks, unlimited free-plan members, Docs, Kanban Boards, Calendar View, dan beberapa fitur dasar lainnya. Nggak perlu kartu kredit untuk mulai.
Jadi kalau masalah lo: "Gue cuma pengen kerjaan gue kelihatan dan nggak hilang," coba ClickUp dulu. Gratis buat mulai.
3. Paper.id
Kalau urusan invoice dan pembayaran lo mulai makin rame
Misalnya sekarang lo mulai punya lebih banyak customer. Pertanyaan yang tadinya cuma muncul sekali-sekali mulai muncul terus:
"Customer ini udah bayar belum?"
"Yang belum bayar siapa aja?"
"Invoice yang ini mana?"
"Udah dikirim belum?"
"Pembayarannya masuk ke mana?"
Akhirnya lo buka WhatsApp. Email. Rekening. Excel. Catatan. Terus nyari satu-satu. 😂
Capeknya bukan karena satu tugasnya susah. Capeknya karena lo harus ngecek hal yang sama berkali-kali.
Paper.id punya Paper Free, yaitu paket gratis selamanya dengan fitur dasar seperti invoice digital, pengingat pembayaran, tracking status invoice, e-Meterai, dan beberapa fitur lainnya.
Paper juga menyebut pembuatan dan pengiriman invoice tidak dikenakan biaya.
Jadi kalau masalah lo: "Gue pengen urusan invoice dan pembayaran bisnis gue lebih teratur," coba lihat Paper.id dulu.
Catatan kecil: gratis bukan berarti semua jenis transaksi pembayaran otomatis gratis. Paper Free tidak mengenakan biaya berlangganan, tetapi transaksi pembayaran tertentu tetap bisa dikenakan biaya sesuai metode pembayaran yang dipakai.
Jadi Gue Harus Pakai Ketiganya?
Nggak. Ini justru yang paling penting.
Gue kasih lo 3 aplikasi bukan berarti "Download semuanya sekarang." 😂 Nanti laptop lo isinya software semua, kerjaannya tetap nggak selesai.
Lihat dulu masalah lo yang paling sering makan waktu.
Kalau masalah lo: "Gue capek bikin dan follow up invoice" → Coba Zoho Invoice
Kalau masalah lo: "Kerjaan tim gue berantakan dan masih nyangkut di WhatsApp" → Coba ClickUp
Kalau masalah lo: "Invoice dan pembayaran customer mulai makin rame" → Coba Paper.id
Tapi Kenapa Gue Nggak Bikin Sistem Sendiri Aja?
Nah. Ini justru bagian yang menurut gue paling penting. Karena gue sendiri kerjaannya bikin sistem.
Harusnya gue bilang: "Kalau mau rapi, bikin sistem custom aja." 😂
Nggak. Waktu bisnis gue masih kecil, gue justru lebih sering mikir:
"Ini sudah ada yang bikin belum?"
Kalau sudah ada? Pakai. Kalau gratis? Lebih bagus. 😂 Kalau sudah cukup buat kebutuhan gue? Udah. Jangan dibikin sendiri.
Karena waktu itu gue punya masalah yang lebih penting: waktu gue terbatas.
Coba Bayangin Kalau Lo Hemat 4 Jam Sehari
Ini bukan soal "Wah, gue jadi punya bisnis yang lebih canggih." Bukan.
Yang gue kejar waktu itu jauh lebih sederhana: Gue pengen waktu gue balik.
Misalnya lo sekarang menghabiskan:
- 30 menit bikin invoice
- 30 menit ngecek pembayaran
- 45 menit nanya progress kerjaan
- 30 menit cari file
- 45 menit follow up manual
- 60 menit ngurus administrasi lain
Total: 4 JAM.
Sekarang bayangin 4 jam itu balik ke lo. Lo mau pakai buat apa?
Bisa buat cari customer, jualan, follow up, bikin konten, improve produk, ngobrol sama client, belajar, atau bahkan istirahat.
Karena menurut gue... 4 jam sehari itu bukan waktu yang kecil.
Dan Ini yang Gue Pelajari Waktu Bisnis Masih Kecil
Menurut gue, waktu bisnis masih kecil, jangan terlalu cepat mikir: "Gue harus punya sistem sendiri."
Coba urutannya dibalik.
1. Cari dulu masalah yang paling makan waktu. Bukan masalah yang paling keren. Yang paling makan waktu.
2. Lihat apakah sudah ada tools yang bisa bantu. Google aja. Tanya AI. Tanya orang. Cari aplikasi.
3. Coba yang paling sederhana dulu. Kalau ada versi gratis? Coba. Kalau ternyata cukup? Pakai.
4. Baru pikirin sistem custom kalau memang sudah mentok. Misalnya proses bisnis lo beda banget, aplikasi yang ada nggak bisa mengikuti cara kerja lo, banyak aplikasi harus disambungkan, atau kerjaan manualnya sudah terlalu besar.
Nah, baru masuk akal ngobrol soal bikin sistem sendiri.
Jangan Cari Software Karena Kelihatan Keren
Jangan sampai lo lihat aplikasi: "Wah dashboard-nya keren." Terus: "Gue butuh nih." 😂
Tanya dulu: "Masalah gue apa?" Baru: "Aplikasi ini bisa bantu nggak?"
Karena bisa aja lo punya software mahal... tapi tetap: "Bro, invoice ini udah dikirim belum?" 😂
Coba Isi Ini
Hal yang paling sering bikin waktu gue habis: ___
Sekarang gue ngerjainnya pakai: ___
Dalam sehari kira-kira habis: ___ jam
Kalau kerjaan ini bisa gue hemat setengahnya, waktu sisanya mau gue pakai buat: ___
Dari 3 aplikasi tadi, yang paling mungkin membantu gue: ___
Cheat Sheet
| Masalah lo | Coba dulu |
|---|---|
| Bikin & ngurus invoice | Zoho Invoice |
| Kerjaan tim berantakan | ClickUp |
| Invoice + pembayaran makin rame | Paper.id |
Semuanya bisa lo mulai secara gratis:
- Zoho Invoice — gratis selamanya untuk invoicing.
- ClickUp — Free Forever, tanpa kartu kredit.
- Paper.id — Paper Free gratis selamanya; biaya transaksi tertentu tetap berlaku sesuai metode pembayaran.
Catatan: fitur, batas penggunaan, dan biaya transaksi bisa berubah. Cek halaman resmi masing-masing sebelum mulai.
Terakhir...
Gue nggak bikin list ini supaya lo punya 3 aplikasi baru.
Gue justru pengen lo punya lebih banyak waktu.
Karena waktu bisnis masih kecil, menurut gue waktu owner itu mahal banget.
Kalau ada kerjaan yang bisa lo beresin dengan software gratis dan akhirnya lo bisa balik dapat 1 jam... ambil. Kalau bisa hemat 2 jam... ambil. Kalau ternyata bisa hemat 4 jam? Ya jangan malah bikin sistem sendiri buat sesuatu yang sudah ada. 😂
Karena 4 jam itu bisa lo pakai buat sesuatu yang jauh lebih penting.
Dan mungkin itu yang paling gue pelajari dari fase bisnis gue waktu masih kecil:
Jangan cuma cari cara supaya bisnis lo lebih rapi. Cari cara supaya waktu lo nggak habis di hal-hal yang sebenarnya nggak perlu lo kerjain sendiri.
Kalau lo suka pembahasan kayak gini...
Follow @denganloren di Instagram. Gue bakal terus share hal-hal yang gue pelajari dari ngurus bisnis, software, AI, dan sistem.
Bukan supaya lo punya software sebanyak-banyaknya. Tapi supaya waktu lo bisa dipakai buat hal yang lebih penting.
Makasih udah baca sampai sini.
Semoga ada minimal satu kerjaan receh yang bisa lo buang dari hari lo mulai besok. 😂
Penulis
Lorencius Alvin Purnama
Co-Founder & Managing Director
Before Exclolab, Loren spent a decade embedded in service businesses across Southeast Asia — not as an outside consultant, but as the person who sits with the team, watches how work actually flows, and figures out where the system is breaking down. He developed the Discovery methodology at Exclolab from that experience: the idea that you cannot design a good system until you understand the one it's replacing. At Exclolab, he owns the Discovery phase and the client relationship from first conversation through final deployment.
